Reglamento Canal de Denuncias

 

PREÁMBULO

  1. Como consecuencia de la firme voluntad de FOSSIC SL de ser una institución guiada por la legalidad y por los referidos principios y valores, valora muy positivamente que sus miembros, empleados, usuarios, socios, proveedores o colaboradores denuncien conductas ilícitas o alerten de situaciones objetivas de las que puedan derivarse comportamientos castigados por el Código Penal.
  2. En el cumplimiento de su cometido FOSSIC SL actuará siempre respetando la legalidad y en concordancia con sus Principios Fundamentales y éticos, incluidos en su código de conducta, con exclusión de toda actuación contraria a los mismos. Es por ello que se habilita el Canal externo de denuncias, a fin de prevenir y detectar conductas irregulares, ilícitas o delictivas.
  • En efecto, las denuncias son una pieza imprescindible en todos los sistemas de prevención y detección de comportamientos irregulares, ilícitos o delictivos. De hecho, la existencia y la efectividad de los canales de denuncia representan un test fidedigno para medir la efectividad de un sistema preventivo. Es por ello que FOSSIC SL habilita la denuncia de forma interna y externa, posibilitando el conocimiento de cualquier conducta contraria a sus principios y valores o que resulte ilícita.
  1. Las denuncias de buena fe, además de servir para descubrir posibles irregularidades, son una herramienta imprescindible para que el Código Ético cobre toda su vigencia y posibilite la mejora continua de los protocolos y políticas de prevención, normas de calidad y demás normativa interna. Ninguna persona física o jurídica relacionada con FOSSIC SL debe pensar que actúa en interés de FOSSIC SL cuando oculta un hecho o incidente que vulnera el Código Penal o el Código Ético. No está justificado que los denunciantes sientan temor alguno a sufrir consecuencias negativas derivadas de una denuncia de buena fe.
  2. El objetivo prioritario de este Reglamento es, en efecto, disipar ese temor, estableciendo las garantías de confidencialidad e indemnidad del denunciante que actúa de buena fe a la hora de denunciar utilizando el Canal de denunciasque FOSSIC SL pone a su disposición y el cual es gestionado por personal independiente interno. Asimismo, el denunciante cuya vinculación con FOSSIC SL permita la interposición de una denuncia interna, gozará igualmente de las garantías de confidencialidad de acuerdo con la normativa interna de denuncias.  

 De otro lado, este Reglamento pretende garantizar la preservación del honor y la presunción de inocencia de los denunciados frente a denuncias infundadas o malintencionadas.

  

¿Cuándo debo denunciar?

 De acuerdo con el Reglamento, a través de este canal confidencial de denuncias se deberá informar de las conductas irregulares, ilícitas o delictivas cometidas por algún miembro de FOSSIC SL relacionadas, entre otras, con las siguientes áreas:

 

Derechos Humanos: Vulneración de los derechos humanos.

Conflictos de interés: Situaciones personales o relaciones inapropiadas con terceros que puedan condicionar el correcto desempeño de los deberes para con FOSSIC SL al anteponer los intereses personales a los de la institución.

Corrupción: Beneficios a un funcionario público para influir en su decisión, para obtener ventajas o para compensar una ventaja obtenida en el pasado, incluidos los pagos de facilitación o de agilización; garantizar cualquier beneficio a personas que no sean funcionarios públicos para inducir o recompensar el desempeño indebido de su función; la implicación de un usuario en una decisión de FOSSIC SL que conlleve un beneficio directo o indirecto para ese usuario o para alguna persona relacionada con este.

Derechos de los trabajadores: Conductas que pongan en peligro la salud e integridad de los trabajadores, o que generen situaciones de discriminación, o supongan un acoso. 

Recursos informáticos: Utilización inadecuada de los equipos informáticos de FOSSIC SL, descarga no autorizada de programas.

Solvencia de FOSSIC SL y aspectos contables: Ocultación de bienes, así como registro y análisis sistemáticos de transacciones comerciales y financieras incumpliendo la normativa contable.

Anomalías en el origen y destino de capitales: Conductas que hagan ineficaces las políticas de prevención de blanqueo de capitales internas, así como la obtención, gestión y empleo fraudulento de ayudas o subvenciones públicas.

Fraudes: engaños y omisiones de información relevante a terceros.

Propiedad industrial: empleo de marcas y patentes sin disponer de la preceptiva licencia.

Confidencialidad de la información: Cualquier utilización no autorizada de la información no pública de FOSSIC SL o de sus usuarios.

   

REGLAMENTO CANAL EXTERNO DE DENUNCIAS

 

 Artículo 1. Objeto.

 

  1. El presente Reglamento tiene por objeto regular el Canal externo de denuncias, estableciendo el procedimiento de comunicación externa de cualquier comportamiento irregular, ilícito o delictivo en el seno de FOSSIC SL, así como las garantías y los derechos de las partes.
  2. La denuncia puede referirse a hechos o comportamientos pasados, presentes o futuros.
  3. FOSSIC SL encomendado la gestión del Canal de denuncias a un responsable interno del Canal cuya normativa reguladora se encuentra determinada en un procedimiento interno aprobado por la Dirección.
  4. Las denuncias podrán también formularse de forma interna por los canales establecidos.
  5. Las denuncias que se refieran a otras cuestiones fuera del objeto de este Reglamento serán remitidas a los responsables que corresponda.

 

Artículo 2. Ámbito.

 

Es aplicable a toda persona física o jurídica que guarde algún tipo de relación con FOSSIC SL y denuncie un hecho irregular, ilícito o delictivo empleando el Canal externo de denuncias. Por tanto, aplicable a sus miembros, empleados, usuarios, voluntarios, socios, proveedores o colaboradores (en adelante, “usuario” o “denunciante”).

 

Artículo 3. Comportamiento irregular, ilícito o delictivo.

 

Por comportamiento irregular, ilícito o delictivo se entiende cualquier tipo de infracción legal o violación del Código Ético o de aquellos procedimientos internos cuya función sea evitar y detectar comportamientos que perjudiquen a FOSSIC SL o la realización de hechos delictivos por parte de trabajadores, voluntarios o cualquier otro miembro perteneciente a FOSSIC SL en el ejercicio de su actividad.

 

Artículo 4. Denuncia de buena fe.

 

  1. Se considera que el denunciante actúa de buena fe cuando su denuncia se realice conforme a lo dispuesto en este Reglamento y esté basada en hechos o indicios de los que razonablemente pueda desprenderse la realización de un comportamiento irregular, ilícito o delictivo.
  2. Se considera que la denuncia es de buena fe cuando, además, la misma se realiza sin ánimo de venganza, de acosar moralmente, de causar un perjuicio laboral o profesional, o de lesionar el honor de la persona denunciada o de un tercero.
  3. Se considera que el denunciante no actúa de buena fe cuando el autor de la denuncia es consciente de la falsedad de los hechos, o actúa con manifiesto desprecio a la verdad, o con la intención de venganza, o de perjudicar a FOSSIC SL o de acosar a la persona denunciada, o de lesionar su honor, o de perjudicarle laboral, profesional o personalmente.

 

 Artículo 5. Garantía de indemnidad.

 

  1. Los usuarios que actúen de buena fe conforme el artículo anterior y denuncien un comportamiento irregular, ilícito o delictivo, de acuerdo con lo indicado en este Reglamento, no podrán ser despedidos, sancionados disciplinariamente o sufrir cualquier otro tipo de perjuicio en su relación con FOSSIC SL como consecuencia de la interposición de una denuncia.
  2. La denuncia de buena fe de un hecho o comportamiento de acuerdo con este Reglamento no constituye, en su caso, una infracción del principio de buena fe en las relaciones de trabajo, ni tampoco la violación de un secreto de empresa o institucional, en su caso.

 

Artículo 6. Medidas de protección del denunciante.

 

Cualquier tipo de medida negativa -y significativamente de amenaza, discriminación o acoso- que sufra el denunciante por parte de un miembro o empleado o persona integrante de FOSSIC SL será investigada y, en su caso, si ello es consecuencia de la denuncia, sancionada oportunamente. Cuando estas medidas pudieran ser constitutivas de delito, el Comité de Cumplimiento lo pondrá en conocimiento de la autoridad competente.

 

Artículo 7. Derechos del denunciado.

 

  1. El denunciado tiene derecho a conocer la existencia de una denuncia. En todo caso, será informado de la existencia de una denuncia en su contra en el plazo máximo de tres (3) meses desde la recepción de la misma por parte de la firma externa.
  2. En caso de que la denuncia sea falsa, además de lo establecido en el apartado anterior, el denunciado tiene derecho a que así conste, tras los trámites oportunos, en el Registro de denuncias.

Artículo 8. Denuncia pública de comportamiento irregular, ilícito o delictivo.

 

  1. A los efectos de que FOSSIC SL pueda mejorar su sistema de prevención, preservar su prestigio y reputación, y adoptar las medidas oportunas respecto de los comportamientos que infrinjan el Código Ético, se recomienda que los comportamientos irregulares, ilícitos o delictivos a los que se refiere este Reglamento sean objeto de denuncia antes de su puesta en conocimiento en los medios de comunicación u otra entidad ajena a FOSSIC SL.
  2. La denuncia pública de hechos internos de FOSSIC SL que carezca de relevancia pública o que sean manifiestamente infundados supone una infracción de la buena fe que debe presidir las relaciones, principalmente, con el personal voluntario y laboral y con terceros que se relacionen con FOSSIC SL, por lo que pueden dar lugar a sanciones disciplinarias y/o acciones judiciales pertinentes, en su caso.

Artículo 9. Canal externo de denuncias. Confidencialidad y otros derechos.

 

  1. FOSSIC SL pone a disposición de los usuarios un Canal externo de denuncias confidencial cuya gestión tiene encomendada una responsable interno del Canal. FOSSIC SL se obliga a respetar la confidencialidad del denunciante, conforme este Reglamento.
  2. El Responsable del canal no revelará en ningún momento el nombre del denunciante de buena fe, salvo que el Comité de Cumplimiento lo estime estrictamente necesario a la vista del contenido denunciado y siempre que el denunciante preste su consentimiento expreso, o salvo requerimiento judicial.
  3. El Responsable del canal podrá mantener informado al denunciante del resultado de la investigación de los hechos denunciados, en su caso. Para ello el software contratado dispone de un canal interno, privado y confidencial, de comunicación, vinculado a cada denuncia, que mantiene la confidencialidad y anonimato (en su caso) de los denunciantes.
  4. El Responsable del canal conservará las denuncias únicamente por el tiempo imprescindible.
  5. Los datos personales proporcionados por el denunciante serán incluidos en el fichero DENUNCIANTES, titularidad de FOSSIC SL, quien se constituye como Responsable del mismo y cuyo Encargado de tratamiento será la firma externa, de conformidad con el Acuerdo de servicios entre ambas partes y previa autorización expresa del denunciante. El denunciante debe leer y comprender la Política de Protección de Datos establecida en la página web de FOSSIC SL, en la que, entre otros, se especifican los derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición, portabilidad, supresión y limitación, conforme a Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

 

Artículo 10. Acceso al Canal externo de denuncias. El formulario.

 

  1. Se podrá acceder al Canal externo de denuncias mediante la página web de FOSSIC SL, concretamente mediante el acceso a la pestaña “Canal de denuncias”, que se mantendrá lo más visible posible. El denunciante debe leer y comprender este Reglamento así como la información recogida en la pestaña referida, previamente a la interposición de una denuncia.
  2. El denunciante debe cubrir un formulario alojado en la pestaña a que se refiere el apartado anterior denominado “PONER UNA DENUNCIA”. El citado formulario incorpora la posibilidad de incluir todos aquellos documentos que soporten la denuncia.
  3. Una vez cumplimentado el formulario, éste será enviado al Responsable del Canal, que tramitará el contenido de las denuncias hacia el Comité de Cumplimiento, salvo los datos de identificación del denunciante.
  4. El denunciante obtendrá un código que podrá copiar para acceder en el futuro al estado de su denuncia, así como para comunicaciones internas con el responsable del canal, sin que ello afecte a la confidencialidad incluso a su anonimato.

 

Artículo 11. Gestión de las denuncias. El Registro de denuncias.

 

  1. A través del software contratado para el portal de denuncias, se asignará un código único al formulario de denuncia que será incluido en el Registro de denuncias.
  2. El Responsable del canal analizará y clasificará los hechos contenidos en la denuncia de forma preliminar y en función de la gravedad de los mismos, entre leve, grave y muy grave.
  3. El Responsable del Canal remitirá periódicamente el Registro ordinario de denuncias al Comité de Cumplimiento y a la Dirección de FOSSIC SL, sin que consten los datos de identificación del denunciante conforme este Reglamento, aquellos hechos que pudieran ser muy graves y delictivos serán objeto de una remisión extraordinaria

 

Artículo 12. Procedimiento tras la denuncia. El expediente y la investigación.

 

  1. Recibido el Registro a que se refiere el artículo anterior, el Comité de Cumplimiento procederá a la apertura de un expediente por cada una de las denuncias, cuyo código será coincidente con el asignado inicialmente a la denuncia.
  2. El Comité de Cumplimiento adoptará una decisión respecto de cada expediente que podrá consistir en la apertura de una investigación o en el archivo del expediente, si la denuncia fuere totalmente infundada. En ambos casos constará en cada uno de los expedientes las razones que motivan la decisión adoptada.
  3. El Comité de Cumplimiento adoptará, en su caso, las medidas cautelares oportunas para que no persevere el daño proveniente de los hechos denunciados y para que no se pierdan los medios de prueba de los mismos.
  4. El Comité de Cumplimiento velará por que se respeten los derechos del denunciante, del denunciado y de las demás personas implicadas en la denuncia.
  5. El plazo para la tramitación del expediente y adopción de una decisión al respecto no podrá exceder de dos (2) meses a contar desde su apertura.
  6. La investigación interna podrá ser realizada por personal propio, por la firma externa que gestiona el Canal externo o por terceros contratados al efecto.

Artículo 13. Denuncias anónimas.

 

Se admitirán las denuncias anónimas. Para ello, el denunciante podrá optar por no facilitar información alguna de contacto. Una vez que formalice la denuncia, se generará un código único en pantalla que el denunciante debe copiar para acceder en cualquier momento al estado de la denuncia y, en su caso, poder comunicarse de forma completamente anónima con el responsable del canal, a través del propio canal.

 

Artículo 14. Contenido de la denuncia.

 

Sin perjuicio del formulario a que se refiere el artículo 10 anterior, toda denuncia deberá incluir (i) los datos identificativos del denunciante (en caso de denuncias confidenciales) y denunciado; (ii) fecha; (iii) relación de los hechos denunciados; y (iv) la fecha estimada de los mismos. Podrán acompañarse cuantos documentos estime el denunciante en relación con los hechos que se denuncian.

 

En caso de reclamación, pueden acudir a esta web:

 https://grupolaecanaldedenuncias.net/fossic/denuncia